مدیریت مالی آموزشگاه

مقدمه
از آنجائیکه منبع واحدی راجع به مدیریت مالی در مدرسه که یکی از دوره های ضمن خدمت مدیریت مدارس محسوب می شود ، ارائه نگردیده است ، مرا بر آن داشت جزوه ای ساده و خلاصه با بهره گیری از برخی منابع دانشگاهی و آئین نامه های مالی و تجارب و اطلاعات شخصی فراهم آورم که البته بخشی از آن مربوط به بودجه می باشد که توسط کارشناس بودجه تهیه خواهد گردید . امید است این اطلاعات ناچیز بتواند پاسخ برخی از سئوالات عزیزان باشد.

با سپاس
صالحی امین – کارشناس مسئول امور مالی آموزش و پرورش

 

تعریف مدیریت مالی
اداره منابع سرمایه ای و استفاده از آن به گونه ای که اهداف مود نظر یک مؤسسه تامین گردد . این رشته از مدیریت که شاخه ای از مدیریت بازرگانی است به مباحث نقدینگی ، برنامه ریزی مالی ، سرمایه گذاری و روش های مختلف تامین مالی مربوط می شود . در واقع مدیران مالی مؤسسات و شرکتها دو وظیفه مهم را دنبال می نمایند :
1- تامین مالی
2- سرمایه گذاری
اهداف مدیریت مالی
1) تامین مالی ، یعنی مدیریت بر منابع سرمایه ای و کسب منابع مالی لازم برای شرکت یا مؤسسه جهت دستیابی به اهداف .
2) سرمایه گذاری ، یعنی مدیریت بر مصارف سرمایه و مصرف منابع مالی و بکارگیری بهینه از آن جهت دستیابی به اهداف .
3) برنامه ریزی مالی ، یعنی تنظیم برنامه و طرحهایی به منظور استفاده بهینه از منابع مالی و نگهداری دارائیها و . . .
4) به حداکثر رساندن ارزش دارائیها و نرخ رشد مؤسسه

 

ضرورت و اهمیت موضوع مدیریت مالی در مدرسه :
از آنجائی که استفاده صحیح از منابع مالی مدرسه می تواند یک مدیر را در رسیدن به اهداف آموزشی یاری رساند ضروری است مدیران اولاً رسیدن به منابع مالی مختلف را مطالعه نمایند ثانیاً منابع مالی موجود را مورد تجزیه و تحلیل قرار دهند تا بموقع و در جای خود بکار بگیرند .
انواع منابع مالی مدارس
1) سرانه های آموزشی ( تعمیرات ، سرانه های ورزشی ، سرانه های پرورشی ، تجهیزات)
2) کمکهای مردمی (وجوه دریافتی از طریق مشارکت انجمن اولیاء و مربیان )
3) کمکهای خاص ( وجوه دریافتی از اشخاص یا سازمانها یا شرکتها جهت مصارف خاص که مشخص شده است )
4) سایر منابع ( وجوهی غیر موارد فوق الذکر که در اختیار مدارس قرار می گیرد )

موضوعات مدیریت مالی مدارس
- انواع هزینه ها
- انواع درآمدها
- بودجه بندی
- ثبت حسابداری
- حسابرسی
- نگهداری اموال

تورم و مدیرت مالی
تورم یعنی افزایش سطح عمومی قیمتها در طول زمان ؛ اگر قیمت کالا ها و خدمات بدون آنکه کیفیت آنها بهبود یابد ، افزایش یابد ، نظام اقتصادی با پدیده تورم دست به گریبان می شود . چون تغییرات قیمت یک امر ذهنی است و در گرو نظر شخصی و سلیقه تولید کننده است . هر مدیر اجرایی مجبور است به گونه ای با پدیدة تورم روبرو گردد . یکی از راه حلهای مقابله با تورم عقد قرارداد های بلند مدت برای مواد مصرفی است که بدینوسیله اداره یا مؤسسه می تواند در آغاز دوره تورم ، کالاهای مورد نیاز را به قیمت ثابت بخرد . راه حل دیگر ، دریافت وامهای بلند مدت می باشد .

تجزیه و تحلیل صورتهای مالی
از آنجا که در مدراس فقط با تراز مالی سروکار داریم لذا به آن می پردازیم . تجزیه و تحلیل صورتهای مالی باعث می شود مدیران ، صاحبان سرمایه ، بستانکاران ، سرمایه گذاران و سایر ذینفعان مالی بتوانند از وضع مالی حال و آینده سازمان یا مؤسسات آگاه شوند و درباره آن قضاوت نمایند .

گام نخست در تجزیه و تحلیل صورتهای مالی مطالعه دقیق صورتحسابهای مالی است و گام بعدی تجزیه و تحلیل نسبتهاست . وام دهندگان و تامین کنندگان مالی مانند بانکها و شرکتهای بیمه برای ارزیابی قدرت مالی مؤسسه و وضع بدهیهای آن به این نسبتها نیازمندند .

هر مدیر آموزشگاهی برای آگاهی از وضع مالی مدرسه خود می تواند از برخی نسبتهای مربوط به تراز مالی استفاده نماید که در ذیل ارائه می گردد :
1) نسبت کل منابع مالی مدرسه به کل هزینه های آن ، که از تقسیم کل اقلام سمت چپ ترازنامه بر جمع کل هزینه های آموزشگاه ( سمت راست ) بدست می آید . این نسبت توان نقدینگی و مالی آموزشگاه برای سال آینده را نشان می دهد هر قدر این نسبت بزرگتر باشد در مقایسه با سال قبل یا سایر مدارس مشابه قدرت مانور آموزشگاه ، بیشتر خواهد بود . اگر این ضریب کمتر از 1 باشد وضع مالی آموزشگاه در شرایط بدی قرار می گیرد .
2) نسبت هر یک از هزینه ها به کل هزینه ها
برای مثال نسبت هزینه تعمیرات به کل هزینه ها ، این نسبت نشان می دهد که چه مقدار از کل هزینه های پرداخت شده در مدرسه به هزینه ای خاص تعلق دارد که از تقسیم هر یک از هزینه ها بر جمع کل هزینه ها بدست می آید .
3) نسبت کمکهای مردمی به کل منابع مالی آموزشگاه
این نسبت از تقسیم مبلغ کمکهای مردمی بر کل منابع مالی ( سمت راست تراز مالی)بدست می آید .
هر قدر این نسبت بالاتر باشد نشان می دهد که مدیر از مشارکت انجمن اولیا استفاده بیشتری در مقایسه با سال قبل یا سایر مدارس مشابه نموده است .
4) نسبت موجودی بانک به کل منابع مالی مدرسه :
این نسبت از تقسیم مانده بانک در تراز مالی بر کل منابع مالی ( سرانه ها – کمکهای مردمی – سایر منابع . و . . . ) حاصل می گردد و هر قدر ضریب آن بالاتر باشد مثل ردیف 1 نشان دهنده قدرت نقدینگی بهتر آموزشگاه برای دوره مالی آینده و ضریب امنیت مالی بالاتری را نشان می دهد .

بحث ارزش آتی و فعلی پول
ارزش آتی پول : اگر مبلغ معینی به حساب خاصی که بهره به آن تعلق می گیرد ریخته شود ، پس از گذشت مدت زمانی اصل و فرع این مبلغ را ارزش آتی یا مرکب می نامند.
فرمول :
= اصل پول در زمان صفر
i = نرخ بهره سالانه
t = مدت زمان به سال
A = ارزش آتی پول
مثال : در یک حساب پس انداز که بهره آن 5 درصد در سال است مبلغ 1000000 ریال سرمایه گذاری می شود . مدت سرمایه گذاری نیز 5 سال است . اصل و فرع این مبلغ در پایان سال پنجم چقدر است .

ارزش فعلی پول :
ارزش فعلی یک سری پول که در آینده پرداخت می شود یعنی ارزش آن در زمان صفر که به آن ارزش تنزیل نیز می گویند .
فرمول : A = مبلغ پرداختی در سال t
i = نرخ بهره سالانه
t = مدت زمان به سال
P = ارزش فعلی وجه
مثال : اگر 5 سال دیگر 1000000 ریال دریافت کنیم ارزش فعلی آن با نرخ بهره 10 درصد چقدر است ؟

برخی از تعریف در مدیریت مالی
قسط : مبالغی برابر از یک سری جریانهای نقدی که در زمانهای مشخصی دریافت یا پرداخت می گردد .
بودجه نقدی : پیش بینی وجوه نقدی که طی یک دوره مشخصی برنامه ریزی به درون شرکت یا سازمانی جریان می یابد و از آن خارج می شود .
نرخ بهره تعیین شده : نرخ بهره اوراق قرضـه که بر اسـاس ارزش اسمی آن پـرداخت می شود .
تورم ناشی از تقاضا : افزایش قیمتها در زمانی که تقاضای کالا بیش از عرضه آن باشد .
بحران اقتصادی : رکود طولانی و شدید اقتصادی
اوراق قرضه خارجی : اوراق قرضه ای است که در کشور خارجی به فروش می رسد و ارزش آن بر اساس واحد پول کشور دیگری تعیین می گردد .
نرخ ارز : قیمت پول یک کشور بر حسب واحد پول کشور دیگر
دارائیهای ثابت : آن دسته از اقلام دارایی که عمر آنها بیشتر از یکسال است .
بهره : قیمتی که بابت استفاده از پول در طول زمان پرداخت می شود .
ریسک ( مخاطره ) : احتمال انحراف ارزش یک متغیر نسبت به ارزش مورد انتظار
تامین مالی با انتشار اوراق قرضه : تهیه پول از طریق فروش آن نوع از اوراق بهادار است که سالانه مبلغ معینی بابت سود یا بازده آن اوراق باید پرداخت کرد مثل اوراق مشارکت دولتی .

مباحثی پیرامون حسابرسی
تعریف حسابرسی : فن رسیدگی و اظهار و نظر نسبت به درستی و قابل قبول بودن ترازنامه و سایر صورتهای مالی یک مؤسسه یا شرکت

انواع حسابرسی
1- حسابرسی مدیریت : رسیدگی و تجزیه و تحلیل و ارزیابی آمار و اسناد و مدارک و فعالیتهای مالی یک مؤسسه از دیدگاه مدیریت سازمان یا مؤسسه
2- حسابرسی عملیات : تطبیق اسناد و مدارک مالی بصورت عملیاتی با بخشنامه ها و سیاستها و مقررات و گزارشات یک مؤسسه
3- حسابرسی قانونی : رسیدگی به حسابهای شرکت یا مؤسسات دولتی و ملی ، از اهم منابع حسابرس در این نوع حسابرسی ، اساسنامه مؤسسه یا شرکت دولتی است نظیر بررسی موضوع فعالیت مؤسسه ، میزان سرمایه ، حدود قوانین داخلی و . . .
4- حسابرسی اختیاری : در این نوع حسابرسی ، حسابرس بر اساس قرار داد منعقده با نظر صاحب شرکت یا مؤسسه اقدام به رسیدگی می نماید.
5- حسابرسی محدود : عبارت است از حسابرسی که عملیات را برای موضوع معینی که حسابرس مامور آن است محدود به یک رشته وظائف و اختیارات و اسناد مربوط به موضوع رسیدگی باشد می نماید . مثل رسیدگی به موجودی بانکی مؤسسه
6- حسابرسی نهایی : رسیدگی به حسابها و اسناد مالی در پایان هر دوره مالی . در این حسابرسی وضع کلی مؤسسه مورد رسیدگی و اظهار نظر قرار می گیرد که به آن حسابرسی ترازنامه نیز می گویند .
7- حسابرسی مستمر و تدریجی : از طرف حسابرسان داخلی مؤسسه به تدریج در طول سال انجام می گیرد .

ویژگیهای حسابرس
الف ) تحصیلات : شخص حسابرس برای رسیدگی به امور مالی با آگاهی از قوانین مالی و فنون حسابداری باید دارای تحصیلات دانشگاهی باشد در غیر اینصورت رسیدگی ها و حسابرسی هایش نادرست از آب در خواهد آمد و به ضرر مؤسسات و جامعه خواهد بود.
ب) تجریه : واضح است که تجربیات در حین کار کسب می گردد . تجربیات راه را برای رسیدن به اهداف حسابرسی سهل و آسان نموده و یک حسابرس مطمئن تر می تواند با اتکا به دلایل و مدارک اظهار نظر نماید .
ج) کفایت ، ‌قابلیت انعطاف ، شخصیت ، درستی : شاید ممکن باشد تحصیل و تجربه کافی را حسابرس با گذشت زمان کامل نماید ولی کسی که امین ، راز دار و درستکار نباشد مطلقاً به کار این حرفه حساس نمی آید .
د) سایر صفات : علاوه بر صفات فوق حسابرس باید عمیق به مسائل و فهمیده باشد با ادب و خوش برخورد باشد ٬ منطقی تصمیم بگیرد ، نسبت به افراد مسائل مورد رسیدگی حب و بغض نداشته باشد.

اظهار نظر حسابرسی و انواع آن
مهمترین قسمت گزارش حسابرسی قسمتی است که در آن نامبرده نظریه خود را در مورد صورتهای مالی ( تراز نامه – صورت سود وزیان – صورت حساب سرمایه – صورت گردش وجوه و . . . ) اعلام می نماید که انواع آن عبارت است از اظهار نظر مقبول – اظهار نظر مشروط – اظهار نظر مردود و بدون اظهار نظر

 

برخی مباحث مربوط به کارپردازی
تعریف کارپرداز :
به استناد ماده 35 قانون محاسبات عمومی کشور ، کارپرداز مأموری است که از بین مستخدمین رسمی واجد شرایط و صلاحیت دستگاه ذی ربط به ایـن سـمت منصوب می شود و نسبت به خرید و تدارک کالا ها و خدمات مورد نیاز طبق دستور مقامات مجاز و با رعایت مقررات اقدام می نماید .
مدارک لازم و ترتیب تنظیم اسناد هزینه اداری ( خرید کالا )
1) حواله پرداخت : اجازه ای است از طرف رئیس اداره جهت پرداخت و جه به ذینفع که ضمیمه سند حسابداری می گردد .
2) سند هزینه : فرمی است مالی دارای بخشهای بدهکار و بستانکار ومانده ، شرح ومبلغ بحروف و امضاء های مجاز که جهت پرداخت هزینه ها در سازمانها و ادارات مورد استفاده قرار گرفته و مبنای ثبتهای دفتر روزنامه و کل و معین قرار می گیرد .
3) صورت زیر فاکتور : فرمی است دارای ستونهای ردیف ، تاریخ فاکتور ، شرح کالا که ریز فاکتورها در آن نوشته می شود .
4) در خواست خرید کالا : فرمی است که در آن نوع ومشخصات کالا٬ تعداد یا مقدار، برآورد قیمت شماره و تاریخ درخواست ٬ امضاء های مجاز مشخص می باشد و باید قبل از خرید اقدام گرد و انباردار عدم وجود آن را در انبار تایید نموده باشد .
5) فاکتور خرید کالا : فرمی است چاپی دارای نوع و مشخصات کالا با ذکر مارک کالا ، تعداد یا مقدار ، قیمت جزء و کل ممهور به مهر و آدرس ، تاریخ خرید ، و بدون قلم خوردگی می باشد و پس از درخواست کالا تاریخ آن تعیین می شود .
تذکرات
- در زمینه فاکتورهای دستمزد و کارگری و ساخت مبالغ بالای 200000 ریال باید توسط ذینفع ( صادر کننده فاکتور ) مالیات پرداخت شود ( 5 درصد )
- د رمورد خر ید آجر تعداد ، آهن آلات و سایر مواد تناژ و . . . . مشخص باشد
- در مورد قبوض آب و برق و گاز و تلفن . ، اگر در فیش بدهی قبلی وجود داشته باشد باید فیش قبلی پرداخت نشده پیوست گردد و اگر آن فیش هم دارای بدهی قبلی باشد باید قبل تر از آن هم پیوست گردد .
- فاکتور اموال خریداری شده باید همراه نامه مدیریت آموزشگاه جهت تهیه برچسب به انبار داری تحویل گردد .
- هزینه تعمیرات و فیش های آب و برق و گاز و تلفن خانه های سازمانی و سرایداری باید توسط خود استفاده کننده پرداخت گردد .
- در مورد خرید اموال یا تجهیزات بر چسب خور ، درج شماره سریال کالاها در فاکتور الزامی است .
- در مورد خرید اموالی که نیاز به تایید مراجع ذیصلاح تخصصی دارند الزاماً باید تایید یه واحد تخصصی اخذ و پیوست فاکتور گردد . نظیر خرید کامپیوتر و قطعات مربوط به آن ٬‌ تعمیرات لوازم خانگی و صوتی ، تعمیرات خودرو و . . .
6) فرم قبض انبار یا رسید اثاثه : فرمی است چاپی و رسمی دارای شرح و مشخصات کالا ، تعداد یا مقدار ، شماره و تاریخ وامضاء تحویل دهند کالا به انبار ، امضاء امین اموال که توسط انباردار نوشته می شود
7) حواله انبار : نظیر قبض انبار که نیاز به امضاء امین اموال نیز دارد و امضاء تحویل گیرنده کالا نیز در آن درج شده است این امضاء علاوه بر امضاء انبار دار می باشد .
8) صورتجلسه تحویل کالا : در مواردی که کالا در خارج از انبار اداره تحویل مامور خرید می گردد باید صورتجلسه تحویل کالا تنظیم گردد و سپس قبض انبار صادر گردد.

معاملات دولتی
معاملات دولتی به 3 دسته تقسیم می شوند :
الف) معاملات جزیی تا مبلغ 20000000 ریال با مسئولیت کارپرداز یا مامور خرید
ب) معاملات متوسط : از مبلغ 20000000 ریال تا 200000000 ریال با مسئولیت کار پرداز و تایید رئیس یا مقامات مجاز .
ج ) معاملات عمده : از دویست میلیون ریال به بالا از طریق مناقصه یا ترک تشریفات مناقصه . لازم به ذکر است که نصاب معاملات هر ساله توسط هیت وزیران ابلاغ می گردد.

 

بحث قرار دادها
قرار داد سندی است که یکی از مؤسسات یا سازمانها از یکسو با هر یک از اشخاص حقیقی یا حقوقی از سوی دیگر باهدف انجام یک عمل یا خدمت مشخصی در راستای نیات دستگاه اجرایی و منافع عمومی در قالب فرمهای استاندارد منعقد می گردد .

در قرارداد ٬ علاوه بر شماره و تاریخ ٬ نام طرفین ، مدت ، مبلغ ، ریز کارکرد و نحوه کارکرد ، مفاد قرارداد نحوه کسر بیمه و مالیات و امضاء طرفین باید لحاظ گردد .
تذکر : زمانی که تحویل کالا در کمتر از 15 روز امکان پذیر نباشد نیز باید قرار داد منعقد گردد . در مورد ساخت و تعمیرات در صورتی که مبلغ با اهمیت باشد به تشخیص مدیر دستگاه اجرایی و کارپرداز باید قرار داد داخلی منعقد گردد .

مناقصه عمومی
همانگونه که در بخش معاملات بیان شد در مورد معاملات عمده باید حتماً مناقصه انجام گیرد تا مورد معامله به کمترین بها به صرف و صلاح دولت انجام گیرد .
تذکر : برخی از معاملات عمده نیاز به مناقصه ندارند که در قانون محاسبات عمومی ماده 79 مشخص گردیده است .
آگهی مناقصه عمومی حتماً باید از یک تا سه نوبت در یکی از روزنامه های کثیر الانتشار و یا محلی منتشر گردد .

 

مناقصه محدود ( دعوتنامه )
دعوتنامه شرکت در مناقصه محدود برای اشخاص یا مؤسساتی ارسال می گردد که صلاحیت آنان برای شرکت در معامله قبلاً تشخیص داده شده باشد . معمولاً در مورد معاملات متوسط می توان از مناقصه محدود استفاده نمود .

ترکیب کمسیون مناقصه
1) معاون وزیر یا مؤسسه دولتی یا یک نفر نماینده به انتخاب او
2) ذیحساب وزارتخانه یا مؤسسه دولتی یا نماینده او
3) رئیس قسمت تقاضا کننده مورد معامله یا نماینده او ( مامور خرید یا کار پرداز )
ترک تشریفات مناقصه
در مواردی که انجام مناقصه یا مزایده براساس گزارش توجیهی دستگاه ، اجرایی ، به تشخیص یک هیات 3 نفره در ماده 84 قانون محاسبات عمومی میسر و به مصلحت نباشد مؤسسه دولتی می تواند معامله را به صرف و صلاح دولت به طریق دیگری انجام دهد .

اموال
اموال دولتی به دو بخش تقسیم می گردد :
الف ) اموال منقول ب) اموال غیر منقول
اموال منقول نیز به سه بخش تقسیم می گردد اموال مصرفی و اموال غیر مصرفی و اموال در حکم مصرفی که در موسسات دولتی آنچه طبق قوانین مدنظر می باشد اموال منقول غیر مصرفی است که باید مورد نگهداری قرار گیرد . حفظ و حراست ، نگهداری ، انتقال ، فروش و اسقاط اموال طبق مقررات انجام می پذیرد .
طبق ماده 106 قانون محاسبات عمومی ، مسئولیت حفظ و حراست اموال منقول دولتی با موسسه و اداره دولتی استفاده کننده و نظارت و تمرکز حساب اموال یا وزارت امور اقتصادی و دارائی از طریق ذیحسابان می باشد . در هر مؤسسه دولتی نیز فردی بعنوان امین اموال از بین مستخدمین واجد شرایط و رسمی و امانتدار با حکم موسسه یا اداره دولتی و با موافقت ذیحساب تعیین می گردد که مسئولیت حراست و تحویل و تنظیم حسابهای اموال و کالاهای تحت ابواب جمعی به عهده وی می باشد .
مطابق ماده 110 قانون محاسبات عمومی ادارات دولتی می توانند اموال منقول خود را بطور امانی در اختیار سایر مؤسسات و ادارات دولتی قرار دهند . فروش اموال منقول و غیر منقول ادارات و مؤسسات دولتی که اسقاطی و مازاد بر نیاز تشخیص داده می شود در صورتی که مورد نیاز سایر ادارات دولتی نباشد از طریق مزایده بلامانع خواهد بود و درآمد فروش آنها نیز باید بحساب خزانه کشور واریز گردد .

موفق باشید
صالحی امین – کارشناس مسئول امور مالی